Data Validation Excel-এর একটি শক্তিশালী ফিচার যা সেল বা রেঞ্জে ডেটা এন্ট্রি সীমিত করতে সহায়তা করে। এর মাধ্যমে আপনি নির্দিষ্ট শর্তাবলী বা নিয়ম তৈরি করতে পারেন, যাতে ভুল ডেটা এন্ট্রি কমানো যায় এবং ডেটার গুণমান বজায় রাখা যায়। Custom Rules ব্যবহার করে আপনি আরও জটিল শর্ত তৈরি করতে পারেন, যা ডেটা এন্ট্রির জন্য নির্দিষ্ট নির্দেশনা প্রদান করে।

Data Validation কী?

Data Validation একটি প্রক্রিয়া, যার মাধ্যমে Excel-এ সেলের মধ্যে নির্দিষ্ট ধরনের ডেটা প্রবেশ করতে দেওয়া হয়, যেমন: সংখ্যা, তারিখ, নির্দিষ্ট রেঞ্জ, বা নির্দিষ্ট টেক্সট। এটি ডেটা এন্ট্রি ত্রুটি রোধ করে এবং ডেটার সঠিকতা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে।

Data Validation সেটআপ করার পদ্ধতি

1. সেল বা রেঞ্জ নির্বাচন করুন:
   • প্রথমে আপনি যেসব সেলে ডেটা এন্ট্রি করতে চান সেগুলি নির্বাচন করুন।
2. Data Validation উইন্ডো খুলুন:
   • Data ট্যাবের Data Tools গ্রুপে Data Validation বাটনে ক্লিক করুন। এটি একটি ডায়ালগ বক্স খুলবে, যেখানে আপনি ডেটা যাচাইয়ের শর্তাবলী নির্ধারণ করতে পারবেন।
3. ভ্যালিডেশন শর্ত নির্ধারণ করুন:
   • Settings ট্যাবে গিয়ে আপনি বিভিন্ন শর্ত নির্বাচন করতে পারেন:
     • Allow: এখানে আপনি অনুমোদিত ডেটার ধরন নির্বাচন করতে পারেন। যেমন, Whole Number, Decimal, List, Date, Time, Text Length, ইত্যাদি।
     • Data: আপনার নির্বাচিত ডেটা ধরনের উপর ভিত্তি করে শর্ত নির্বাচন করুন। যেমন, between, equal to, greater than, less than, ইত্যাদি।
4. Error Alert (ত্রুটি বার্তা):
   • Error Alert ট্যাবটি ব্যবহার করে আপনি কাস্টম ত্রুটি বার্তা তৈরি করতে পারেন, যা ভুল ডেটা এন্ট্রি করলে প্রদর্শিত হবে। এখানে আপনি Stop, Warning, বা Information অপশন সিলেক্ট করতে পারেন এবং একটি কাস্টম বার্তা লিখতে পারেন।
5. OK ক্লিক করুন:
   • সব কিছু ঠিকভাবে সেটআপ করার পরে OK ক্লিক করুন। এখন আপনি যে সেলে Data Validation প্রয়োগ করেছেন সেখানে কেবল নির্দিষ্ট ডেটাই প্রবেশ করতে পারবে।

Custom Data Validation Rules তৈরি করা

Excel-এ Custom Rules ব্যবহার করে আপনি আরো জটিল বা নির্দিষ্ট শর্ত তৈরি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এমন একটি নিয়ম তৈরি করতে পারেন যা একটি সেলে নির্দিষ্ট শব্দ বা সংখ্যা প্রবেশ করানোর জন্য বাধ্য করবে।

Custom Validation Rule তৈরি করার পদ্ধতি:

1. Data Validation ডায়ালগ বক্স খুলুন:
   • একটি সেল নির্বাচন করুন, তারপর Data ট্যাব থেকে Data Validation নির্বাচন করুন।
2. Custom অপশন নির্বাচন করুন:
   • Allow ড্রপডাউন থেকে Custom নির্বাচন করুন।
3. Formula ব্যবহার করুন:
   • Formula বক্সে আপনি একটি কাস্টম ফর্মুলা লিখতে পারেন যা সেল এন্ট্রির শর্তাবলী নির্ধারণ করবে। উদাহরণস্বরূপ:
     • =ISNUMBER(A1): এটি নিশ্চিত করবে যে সেল A1 এ কেবল সংখ্যাই প্রবেশ করতে পারে।
     • =LEN(A1)>=5: এটি নিশ্চিত করবে যে সেল A1 এ কমপক্ষে ৫টি অক্ষর থাকবে।
     • =A1="Yes": এটি নিশ্চিত করবে যে সেল A1-এ "Yes" শব্দটি প্রবেশ করতে হবে।
4. Error Alert:
   • আপনি একটি কাস্টম ত্রুটি বার্তা তৈরি করতে পারেন, যেমন: "এটি একটি সঠিক সংখ্যা হতে হবে!"।
5. OK ক্লিক করুন:
   • এরপর OK ক্লিক করুন। এখন সেলটি শুধুমাত্র আপনার নির্ধারিত কাস্টম শর্ত অনুসারে ডেটা গ্রহণ করবে।

উদাহরণ ১: শুধুমাত্র পূর্ণসংখ্যা অনুমোদন করা

আপনি একটি সেলে শুধুমাত্র পূর্ণসংখ্যা (Whole Number) অনুমোদন করতে চান:

1. Data Validation উইন্ডোতে Allow সেকশনে Whole Number নির্বাচন করুন।
2. Data ড্রপডাউন থেকে greater than বা less than নির্বাচন করুন এবং একটি সংখ্যা নির্ধারণ করুন।
3. OK ক্লিক করুন।

এখন ওই সেলে শুধুমাত্র পূর্ণসংখ্যা প্রবেশ করতে পারবে।

উদাহরণ ২: একটি নির্দিষ্ট তালিকা থেকে মান নির্বাচন করা

ধরা যাক, আপনি একটি সেলে Yes অথবা No মান অনুমোদন করতে চান:

1. Data Validation উইন্ডোতে Allow থেকে List নির্বাচন করুন।
2. Source বক্সে Yes, No লিখুন (কমা দিয়ে পৃথক করুন)।
3. OK ক্লিক করুন।

এখন সেলে কেবলমাত্র Yes অথবা No নির্বাচন করা যাবে।

Data Validation এর সুবিধা

• ডেটার সঠিকতা নিশ্চিতকরণ: Data Validation ব্যবহার করে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে ডেটা সঠিকভাবে প্রবেশ করছে, যা ভবিষ্যতে বিশ্লেষণ বা রিপোর্টিং কাজে সহায়ক।
• ত্রুটি হ্রাস: এটি ভুল ডেটা এন্ট্রি এড়াতে সাহায্য করে এবং ডেটার গুণগত মান উন্নত করে।
• ব্যবহারকারী বান্ধব: Data Validation সহজেই ব্যবহারযোগ্য এবং দ্রুত ডেটা ইনপুট করতে সহায়ক।

কার্যকর টিপস

• বিভিন্ন ধরণের ভ্যালিডেশন একসাথে ব্যবহার করুন: আপনি একাধিক শর্ত যোগ করতে পারেন, যেমন সেলের মধ্যে একটি নির্দিষ্ট রেঞ্জ, সংখ্যা, অথবা টেক্সটের দৈর্ঘ্য।
• Error Alerts ব্যবহার করুন: কাস্টম Error Alert ব্যবহার করে ভুল ডেটা এন্ট্রি হলে ব্যবহারকারীকে দ্রুত সচেতন করা যায়।
• ড্রপডাউন লিস্ট ব্যবহার করুন: সঠিক ডেটা এন্ট্রির জন্য Dropdown List তৈরি করুন, যা ব্যবহারকারীকে নির্দিষ্ট মান নির্বাচন করতে সাহায্য করবে।

Data Validation এবং Custom Rules ব্যবহার করে আপনি Excel-এ ডেটা এন্ট্রি প্রক্রিয়াকে সুশৃঙ্খল এবং নির্ভুল করতে পারেন, যা ডেটার বিশ্লেষণ এবং রিপোর্টিংকে আরও কার্যকরী করে তোলে।